Zeit ist für Managerinnen und Manager die knappste Ressource. Die Zeit, die Spitzenführungskräfte in Meetings verbringen, nimmt seit Jahren zu . Hinzu kommen im Alltag oft kurzfristige Feuerwehreinsätze, dringliche Anfragen und Anliegen auf Dutzenden Kanälen. „Im Konzern habe ich mich oft wie im Bermudadreieck aus Meeting, Powerpoint und E-Mail gefühlt“, sagt Michael Trautmann. „Ich habe jeden Tag 200 Mails bekommen und hatte teilweise drei Meetings gleichzeitig im Kalender.“

Das war in seiner Zeit als Chief Marketing Officer bei Audi. Sp��ter gründete Trautmann die Werbeagentur thjnk, erfand die Sportart Hyrox, machte sich selbstständig. Und traf auf Swantje Allmers, die ihn zum Thema Selbstorganisation coachte. „Ich bin ihre Sixtinische Kapelle“, sagt Trautmann. Er hatte zeit seines Lebens eher chaotisch gearbeitet, Allmers hingegen ist hervorragend organisiert und strukturiert.

Trotz aller Unterschiede: Heute führen die beiden gemeinsam das Weiterbildungsunternehmen New Work Masterskills und haben sich als Team zusammengerauft. Sie nutzen vor allem Ideen aus der Selbstmanagementmethode „Getting Things Done “ von David Allen, um ihre Zeit klug einzuteilen und die Zusammenarbeit effektiv zu organisieren. Diese fünf Tipps lassen sich sofort umsetzen.

1. Reduzieren Sie Ihre Posteingänge: „Michael hatte über 30 Posteingänge, als wir uns kennenlernten“, sagt Allmers. Damit meint sie alle Wege, auf denen Informationen ankommen: E-Mail-Adressen, Social-Media-Profile, Chats, Notizzettel, Excel-Tabellen, Post-its und Stapel mit Aufgaben. „Je mehr Kanäle wir im Blick behalten müssen, desto stärker fühlen wir uns meist überlastet“, sagt Allmers. Ihr Rat: Leiten Sie E-Mails um. Reduzieren Sie Kanäle. Mit Apps wie Braintoss oder „Notiz an mich“ können Sie sich alle Notizen und To-dos an Ihr Postfach schicken und dort sammeln.

2. Treffen Sie eine klare Entscheidung: Die „Getting Things Done“-Methode, nach der Allmers und Trautmann häufig arbeiten, startet jede Planung mit einer Frage: Ist eine Handlung von mir gefordert oder nicht? Es gibt kein Vielleicht. Lautet Ihre Antwort Nein, können Sie die Aufgabe wegwerfen, ablegen oder auf Wiedervorlage legen. Wenn Sie entscheiden, dass Sie handeln wollen oder müssen, überlegen Sie: Was ist der nächste Schritt?

3. Formulieren Sie die Details: Vielleicht haben Sie auch einen Elefanten auf ihrer To-do-Liste, den Sie immer weiterschieben, weil diese Aufgabe Sie stresst. Das kann die Steuererklärung sein oder die Vorstandspräsentation. Formulieren Sie Ihre To-dos konkreter und beschränken Sie sich auf den nächsten Schritt, um ins Handeln zu kommen. Zum Beispiel: „Belege sortieren“. Oder „Im Brainstorming erste Ideen für die Präsentation sammeln“.

4. Machen Sie ein Date mit sich, jede Woche: Stellen Sie sich einen Termin in der Woche ein, an dem Sie zurückschauen und die kommende Woche planen. Was ist liegen geblieben und muss in der kommenden Woche eingeplant werden? Prüfen Sie Ihre Prioritäten und welche Aufgaben sich daraus ergeben. Gehen Sie Ihre verschiedenen Rollen durch. Was ist Ihnen als Vater oder Mutter diese Woche wichtig? Welche To-dos ergeben sich aus Ihrem Ziel, die Strategie im ersten Quartal neu zu formulieren? So lassen Sie sich nicht von Ihren Terminen und äußeren Anfragen steuern, sondern geben selbst die Richtung vor.